Una delle principali novità introdotte dal Trattato di Lisbona nell’ambito della politica estera e di sicurezza comune (PESC) è rappresentata dalla creazione di un Alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza (AR), che unifica i precedenti ruoli di Alto rappresentante e Commissario per le relazioni esterne. L’Alto rappresentanteguida la politica estera e di sicurezza comune dell’Unione, contribuisce con proposte alla sua elaborazione e la attua in qualità di mandatario del Consiglio; assicura la coerenza dell’azione esterna dell’Unione; presiede il Consiglio “Affari esteri” ed è uno dei Vicepresidenti della Commissione. L'AR rappresenta l'Unione per le materie che rientrano nella politica estera e di sicurezza comune.Conduce, a nome dell'Unione, il dialogo politico con i terzi ed esprime la posizione dell'Unione nelle organizzazioni internazionali e in seno alle conferenze internazionali. Il Consiglio europeo del 1° dicembre 2009 ha nominato la britannica Catherine Ashton Alto rappresentante. La nomina ha una durata di cinque anni ed è rinnovabile.

L’AR è assistito dal “Servizio europeo per l’azione esterna” (SEAE), che rappresenta un’altra importante novità nel quadro della PESC.

Il Trattato prevede che tale Servizio lavori in collaborazione con i servizi diplomatici degli Stati membri e sia composto da funzionari dei servizi competenti del Segretariato generale del Consiglio, della Commissione europea e da personale distaccato dai servizi diplomatici nazionali.

Come previsto dal Trattato, l’organizzazione e il funzionamento del servizio sono stati fissati dalla decisione 2010/427/CE  del Consiglio, del 26 luglio 2010, su proposta dell’Alto rappresentante, previa approvazione della Commissione e consultazione del Parlamento europeo. Il Servizio è stato avviato formalmente il 1° dicembre 2010; la sua sede è Bruxelles. Hanno integrato la decisione istitutiva le modifiche al regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell’Unione e allo statuto dei funzionari dell’Unione. Si segnala che nel corso del 2013 è prevista una revisione dell’organizzazione e del funzionamento del SEAE e che nel mese di aprile il Parlamento europeo dovrebbe approvare una risoluzione di iniziativa sull’argomento, contenente raccomandazioni al SEAE e al Consiglio.

Si riportano di seguito gli elementi principali della decisione istitutiva in tredici articoli che ha fissato l’attuale organizzazione e il funzionamento del SEAE:

• il Servizio è un organo funzionalmente autonomo, distinto dalla Commissione e dal segretariato del Consiglio. Su questo aspetto non sono state accolte le richieste del Parlamento europeo che in più occasioni ha espresso la convinzione che il SEAE dovesse essere integrato nella struttura amministrativa della Commissione. Il servizio è posto sotto l’autorità dell’Alto rappresentante e costituito da un’amministrazione centrale e dalle delegazioni dell’Unione nei paesi terzi e presso le organizzazioni internazionali. Il suo compito è quello di assistere l'Alto rappresentante nello svolgimento delle sue funzioni. Il SEAE assiste anche i presidenti della Commissione e del Consiglio europeo nonché la Commissione e collabora con il Segretariato generale del Consiglio, i servizi della Commissione e i servizi diplomatici degli Stati membri per assicurare la coerenza tra le diverse area dell’azione esterna dell’Unione e tra quest’ultima e le altre politiche. Il SEAE e i servizi della Commissione si consulteranno reciprocamente su tutte le materie relative all’azione esterna dell’Unione, ad eccezione delle tematiche contemplate dalla politica di sicurezza e difesa comune (PSDC). Il SEAE prende parte ai lavori preparatori e alle procedure relative agli atti predisposti dalla Commissione in quest’area;
• il SEAE è gestito da un segretario generale esecutivo, che opera sotto l'autorità dell'Alto rappresentante, attualmente il francese Pierre Vimont, assistito da due segretari generali aggiunti, rispettivamente Helga Schmid (Germania) quale segretario generale aggiunto per gli affari politici, Maciej Popowski (Polonia) quale segretario generale aggiunto per gli affari interistituzionali. Completa il gruppo dirigente del SEAE un direttore esecutivo, attualmente l’irlandese David O’Sullivan.L’amministrazione del servizio è organizzata nelle seguenti direzioni generali: 5 direzioni generali geografiche che coprono tutti i paesi del mondo e 1 incaricata di problemi multilaterali e questioni tematiche; una direzione generale responsabile per gli affari amministrativi e di bilancio, per la comunicazione e la sicurezza. Fanno parte del SEAE, con un collegamento diretto con l’AR, anche le strutture di gestione delle crisi, vale a dire la direzione competente per la gestione delle crisi e pianificazione (CMPD), la capacità civile di pianificazione e condotta (CPCC), lo stato maggiore dell’Unione europea (EUMS) e il Centro situazione dell’Unione europea. L’amministrazione centrale comprende anche un servizio di pianificazione politica strategica, un servizio giuridico, sotto la diretta autorità amministrativa del segretario generale, e servizi incaricati delle relazioni interistituzionali. In particolare, come contenuto in una dichiarazione politica rilasciata dall’AR durante la sessione plenaria del PE dell’8 luglio 2010, del SEAE fa parte un servizio specifico per le relazioni istituzionali con il Parlamento europeo;
• la Commissione rimane responsabile della gestione degli strumenti finanziari di cooperazione esterna: Fondo europeo di sviluppo (FES), Strumento per la cooperazione allo sviluppo, Strumento europeo per la democrazia e i diritti umani, Strumento per il vicinato dell'UE e il partenariato, Strumento per la cooperazione sulla sicurezza nucleare e Strumento per la cooperazione con i paesi industrializzati, Strumento per la stabilità. Nell’ambito dell’intero ciclo di programmazione, pianificazione ed attuazione dei citati strumenti finanziari, l’Alto rappresentante e il SEAE collaboreranno con i competenti servizi della Commissione. In particolare, il servizio ha la responsabilità di preparare le seguenti decisioni della Commissione: assegnazione di fondi ai paesi per stabilire la dotazione finanziaria globale di ciascuna regione; documentistrategici per paese e per regione; programmi nazionali e regionali. Per quanto riguarda in particolare gli strumenti per la cooperazione allo sviluppo e il vicinato dell’UE, le proposte sono elaborate congiuntamente dal SEAE e dalla Commissione sotto la responsabilità del commissario responsabile e sono presentate congiuntamente con l’AR per l’adozione da parte della Commissione;
• le delegazioni dell'UE nel mondo sono poste sotto l’autorità di “capi delegazione” che ricevono istruzioni dall'Alto rappresentante e dal SEAE e sono responsabili della loro attuazione. Anche la Commissione può impartire istruzioni alle delegazioni nei settori nei quali essa esercita i poteri conferitigli dal Trattato. Su richiesta degli Stati membri, potranno anche supportarli nelle relazioni diplomatiche e in materia di protezione consolare;
• la decisione non specifica il numero di diplomatici (che provengono dagli Stati membri, dalla Commissione e dal segretariato del Consiglio) che lavoreranno all'interno del SEAE. Il numero dei funzionari e degli agenti SEAE è determinato ogni anno nel quadro della procedura di bilancio. Come previsto dalla decisione, l’Alto rappresentante ha stabilito le procedure di selezione dello staff del SEAE, che si basano sul merito, assicurando nel contempo un adeguato equilibrio geografico e di genere. Lo staff comprende una presenza significativa di funzionari provenienti dagli Stati membri; nel 2013 infatti “almeno un terzo” dei diplomatici a livello di amministratori (AD) dovrebbe provenire dagli Stati membri. Parimenti – come richiesto dal Parlamento europeo per salvaguardare l’identità comunitaria del servizio – i funzionari dell’Unione dovrebbero rappresentare almeno il 60 percento dell’organico del SEAE di livello AD. La restante parte sarà costituita da esperti nazionali distaccati. Come risulta dalla relazione sull’attività del SEAE per il 2011, al 31 dicembre 2011 erano impegnati 3.339 posti totali;
• come anticipato, il Parlamento europeo ha visto accolte le sue richieste per quanto riguarda la piena responsabilità politica e di bilancio del SEAE nei suoi confronti. Come indicato nella decisione, infatti, il Parlamento europeo svolgerà pienamente il suo ruolo nell’azione esterna dell’Unione, comprese le sue funzioni di controllo politico previste dai trattati. Inoltre, l’Alto Rappresentante consulterà regolarmente il Parlamento europeo sui principali aspetti e sulle scelte fondamentali della PESC e provvederà affinché le sue opinioni siano debitamente prese in considerazione. L’accordo raggiunto garantisce inoltre lo scrutinio del Parlamento europeo del bilancio del SEAE: mentre il bilancio esecutivo sarà responsabilità della Commissione, che dovrà comunque tenere i deputati informati sulle spese per le azioni esterne e le delegazioni, il discarico del bilancio del SEAE nel suo complesso sarà eseguito dal Parlamento.

Come risulta dal bilancio generale dell’UE per il 2013 al SEAE è assegnato un finanziamento di oltre 514 milioni di euro.

Per quanto concerne le ricadute dell’istituzione del SEAE sulle amministrazioni italiane, si ricorda che come stabilito dall’articolo 4 del decreto-legge n. 1 del 2010 (convertito dalla legge n. 30 del 2010) per l’istituzione del Servizio europeo per l’azione esterna il Ministero degli affari esteri può mettere a disposizione delle istituzioni dell’Unione europea fino a 50 funzionari della carriera diplomatica, destinati a prestare servizio presso le predette istituzioni, le loro delegazioni ed uffici nei paesi terzi o presso organizzazioni internazionali o regionali, nonché presso strutture di direzione e gestione di specifiche iniziative o operazioni nell’ambito della PESC. A tal fine il Ministero degli affari esteri è autorizzato, in deroga alle vigenti disposizioni sul blocco delle assunzioni del pubblico impiego, negli anni 2010-2014 a bandire annualmente un concorso di accesso alla carriera diplomatica e ad assumere un contingente annuo non superiore a 35 segretari di legazione in prova.

Delle 141 delegazioni del SEAE, 8 sono quelle dirette da funzionari di nazionalità italiana: Albania (Ettore Sequi), Giamaica (Paoloa Amadei), Liberia (Attilio Pacifici), Mauritius (Alessandro Mariani), Tanzania (Filiberto Ceriani Sebregondi ), Uganda (Roberto Ridolfi), presso Unesco e Ocse a Parigi (Maria Francesca Spatolisano), presso le Nazioni Unite a Ginevra (Mariangelea Zappia).

Per quanto riguarda le posizioni apicali sono stati nominati: Ugo Astuto alla carica di direttore per l'Asia meridionale e sud-orientale, Fernando Gentilini, alla carica di direttore per l'Europa Occidentale, i Balcani Occidentali e la Turchia e Agostino Miozzo alla carica di direttore dell’unità di risposta alle crisi.